Update secretariaat gemente Huis ter Heide
Afronding
Op basis van alle suggesties die er zijn binnengekomen bij Bente, heeft zij met zeven gemeenteleden contact opgenomen om te polsen of zij de rol van secretaris invulling willen geven. Dit heeft niet geresulteerd in toezeggingen. Omdat zij deze maand toewerkt naar de afronding van haar termijn, zal ze vanaf heden stoppen met nieuwe mensen benaderen.
Overdacht/opvolging
Mocht je zelf iemand op het oog hebben die je geschikt zou vinden, dan willen we je vragen die persoon zélf te benaderen. Je kunt daarvoor deze functieomschrijving gebruiken. Bij een positieve respons kun je dit melden bij één van de werkgroepbegeleiders.
Overbruggingsperiode
Het is aan de werkgroepbegeleiders om samen met de leden - en straks ook samen met Josué - te bepalen wie de gemeente graag als opvolger wil vragen of benoemen. In de tussentijd is onderstaand scenario van kracht.
Verdeling van taken per 1 juli 2024
E-mails, weekupdate en mededelingen
Op de mailbox secretaris@adventkapelhth.com wordt een automatisch antwoord geïnstalleerd, waardoor de mailer wordt doorverwezen naar de werkgroep pagina op de website, zodat ze hun vraag direct aan de betreffende werkgroep kunnen stellen.
Verzoeken via de site omtrent verhuur/reserveringen van de kapel, komen direct bij de kerkmeester (Vincent) binnen. (Dat is nu ook al het geval)
Er is geen wekelijkse weekupdate/nieuwsbrief. Dit kan later weer opgepakt worden door een nieuwe verantwoordelijke/secretaris. Op de website kan men zelf nieuwe updates lezen. Ook de vraag voor een kerkblaadje of papieren nieuwsbrief kan bij een volgende verantwoordelijke neergelegd worden.
Wijzigingen voor de website (bijvoorbeeld een blog of agenda item toevoegen), kunnen naar media@adventkapelhth.com. Deze werkgroep blijft redactioneel de website beheren en onderhouden.
Mededelingen voor in de eredienst worden niet via de secretaris afgestemd, maar kunnen per e-mail uiterlijk woensdag 18.00 uur gestuurd worden naar dienst@adventkapelhth.com met media@adventkapelhth.com in de cc.
Ledenadministratie en archief
Het beheer van het ledenbestand via www.acmsnet.org ligt tijdelijk stil. Leden die graag lid willen worden of vragen hebben over hun lidmaatschap (doop, over- of uitschrijving) wenden zich tot hun werkgroepbegeleider of tot een ouderling. Administratief wordt het later geregeld als er weer een verantwoordelijke is gevonden.
Het papieren kerkarchief (twee ringmappen) ligt bij Bente tot dat er een nieuwe verantwoordelijke is gevonden.
Het digitale kerkarchief staat in Google Drive en is toegankelijk voor alle werkgroepbegeleiders met een adventkapelhth emailadres.
Vergaderingen
De Grote Werkgroep Overleg-data voor najaar 2024 zijn al ingepland. Dit kun je terugvinden onder het kopje ‘agenda‘ op de website.
Het opmaken van de agendapunten en het verslag leggen van de overleggen, wordt gerouleerd tussen de werkgroepbegeleiders. Hieronder een voorstel voor het schema, ingepland op alfabetische voornaam.
NB: op sabbat 19 oktober 2024 is er een gemeentemiddag gepland. Op zondag 24 november 2024 is er een gemeentevergadering gepland. Deze datum kan ook evt. naar een andere (doordeweekse) dag verplaatst kunnen worden, als dat inderdaad prettiger is voor velen.
Taakverdeling omtrent "onboarding" nieuwe predikant
Persoonlijke welkomstmail versturen met algemene informatie: door Bente (in de derde week juni)
1e dienst plannen waarop broeder Josué spreekt in de kapel: door de Werkgroep Diensten
Toelichting geven op organisatiestructuur en profielschets doornemen met Josué: door Rodolfo, Petra, Adrie en Elise (deze personen waren ook bij het gesprek met DB en/of betrokken bij het opstellen van de profielschets).
(indien relevant) Afspraak inplannen met broeder Balk i.v.m. taakverdeling predikanten Vredenoord-Intermezzo: door Peter en Jan
Uitnodigen regulier pastoraal overleg: door Hans, Tesfaye, Edu
Uitnodigen voor het grote werkgroep overleg op 29 augustus: door Elise
